membuat keputusan berkumpulan

Pengenalan

Membuat keputusan adalah merupakan satu perkara penting yang akan dihadapi oleh setiap individu dalam melalui kehidupan ini. Cara membuat keputusan bagi sesuatu perkara adalah berbeza dari seseorang individu berdasarkan situasi yang dihadapi pada ketika itu. Adakalanya keputusan perlu dibuat sendiri sekiranya hanya melibatkan perkara berkaitan peribadi atau keluarga. Apabila seseorang pekerja yang bekerja di sesebuah organisasi, maka seseorang itu tidak dapat mengelak daripada membuat keputusan yang melibatkan skop yang lebih besar iaitu berkaitan dengan seluruh ahli organisasi tersebut yang melibatkan pekerja dan majikan.

            Oleh itu, dalam membuat keputusan yang tepat untuk menjamin kelestarian masa depan organisasi, setiap pekerja perlu didedahkan dengan kaedah membuat keputusan secara berkumpulan atau kolaboratif.

            Melalui tugasan ini, saya akan menerangkan teknik-teknik berkaitan kaedah membuat keputusan secara berkumpulan dan kemudiannya akan memilih satu kaedah yang biasa diaplikasikan dalam organisasi pekerjaan saya. Seterusnya saya akan mebincangkan beberapa kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam kaedah tersebut .

TEKNIK  MEMBUAT KEPUTUSAN BERKUMPULAN

Lazimnya tiga kaedah utama boleh digunapakai dalam membuat keputusan yang meibatkan sesebuah kumpulan atau organisasi. Kaedah-kaedah tersebut adalah teknik sumbangsaran, teknik kumpulan nominal dan teknik Delphi.

A.    Teknik  Sumbangsaran

Kaedah sumbangsaran ini dikenali dengan pelbagai nama antaranya Brainstroming, Perah Otak, Pecah Minda dan Percambahan Fikiran. Walaupun berbagai istilah dalam bahasa diterjemahkan, namun ia merujuk kepada perkara yang sama. Sumbangsaran ini adalah kaedah yang paling popular yang sering digunakan dalam teknik kreatif secara berkumpulan.
Elemen yang paling utama dalam  teknik ini adalah unsur kreativiti. Pengasasnya ialah Alex Osborn dan kaedah ini wujud pada awal tahun 1930an kemudian diperkenalkan pada umum secara rasmi pada tahun 1953 melalui bukunya berjudul ‘Applied Imagination’.
            Menurut Rowlinson (1981) di dalam Mohd. Azhar Abd. Hamid, Othman A. Kassim & Muhammed Fauzi Othman (2005) mentakrifkan kaedah sumbangsaran adalah satu pendekatan yang digunakan semasa aktiviti perbincangan dalam satu kumpulan untuk mendapatkan seberapa banyak idea dalam masa yang singkat

Sumbangsaran merupakan teknik yang menggalakkan penjanaan idea sebanyak yang mungkin tanpa melibatkan sebarang kritikan. Setiap individu di dalam organisasi tersebut berhak mengeluarkan idea tanpa dipersoalkan.  Ia adalah satu proses pembuatan keputusan secara berkumpulan yang mana maklum balas yang negatif terhadap idea yang dibentangkan adalah dilarang sama sekali sehinggalah semua pandangan telah didengari (Certo, 2000).

Sumbangsaran bertujuan untuk mengeluarkan idea-idea yang kreatif dan luarbiasa  daripada setiap ahli kumpulan secara terbuka. Suatu aktiviti kumpulan sumbangsaran yang berkesan biasanya terdiri daripada lima hingga tujuh orang individu .Secara ringkasnya, semua ahli kumpulan akan mencadangkan idea-idea mereka sendiri mengikut giliran. Menurut Stephen Van Valin, untuk menguasai teknik sumbang saran seseorang mesti menguasai asasnya bagi merealisasikan objektifnya. Asas-asas sumbangsaran tersebut ialah tidak sesekali menghalang proses pengeluaran idea agar tidak menghalang idea dan kreativiti seseorang.

Secara asasnya  kaedah sumbangsaran mengandungi enam prinsip yang utama :

a)      Semua ahli yang terlibat dalam sesuatu sesi sumbangsaran itu hendaklah mengemukakan penilaian yang hendak dibuat pada suatu idea. Ini bermaksud, setiap daripada seorang ahli tidak boleh mengkritik idea-idea yang di kemukakan oleh ahli-ahli yang lain.

b)      Tujuan akhir yang hendak diperolehi oleh di dalam sesuatu sesi sumbangsaran itu adalah untuk mendapatkan seberapa banyak kuantiti idea yang dibincangkan. Semakin banyak idea yang dihasilkan, semakin banyak pilihan idea yang boleh difikirkan oleh setiap ahli kumpulan itu. Setiap ahli kumpulan amat digalakkan memberikan idea.

c)      Setiap ahli kumpulan juga digalakkan berfikir secara bebas dengan menggunakan segala imaginasi yang ada pada diri mereka.

d)     Semua idea yang dihasilkan boleh digabung, diubahsuai, dikembangkan dan dibaiki bagi mendapat satu keputusan dan jalan penyelesaian yang terbaik.

e)      Jangka masa yang sesuai juga perlu diberi perhatian. Biasanya bagi sesuatu sesi sumbangsaran yang berkesan masa yang sesuai adalah antara 15 minit hingga 30 minit. Lebih lama masa yang digunakan untuk sesuatu sesi sumbangsaran itu, suasanan sesi berkenaan akan menjadi hambar dan ahli-ahlinya menjadi bosan serta letih. Ini secara tidak langsung mengakibatkan sesi sumbangsaran berkenaan tidak akan mencapai objektif.

f)       Bilangan ahli dalam sesebuah kumpulan juga perlu diambilkira. Untuk sesi sumbangsaran yang baik ahli-ahli kumpulan hendaklah tidak melebihi daripada lima belas orang. Sekiranya satu sesi sumbangsaran itu mempunyai ahli yang lebih daripada lima belas orang ianya akan menjadi satu sesi yang tidak terkawal. 

Pada peringkat awal, semua idea sama ada baik atau tidak baik, sesuai atau tidak sesuai akan diterima tanpa dinilai bagi tujuan menggalakkan semua ahli dalam kumpulan untuk menjana lebih banyak idea.Proses ini akan berterusan sehingga tiada lagi idea-idea yang dicadangkan. Setelah semua idea telah dikumpulkan, penilaian akan dibuat dengan membincangkan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan idea-idea yang diutarakan dari pelbagai aspek seperti kos dan masa .Kemudian, idea yang terbaik akan diterima.

B.     Teknik Kumpulan Nominal

Teknik kumpulan nominal adalah satu kaedah membuat keputusan yang memerlukan ahli  kumpulan tersebut mencadangkan dan menilai idea-idea mereka secara individu sebelum berkongsi idea tersebut dengan ahli-ahli kumpulan yang lain.Terdapat beberapa langkah yang melibatkan teknik ini iaitu :

Langkah1 :  Setiap ahli kumpulan mencatatkan idea mereka secara individu bagi keputusan atau masalah yang dibincangkan.

Langkah2 :  Setiap ahli akan membacakan idea-ideanya kepada semua orang dalam kumpulannya untuk berkongsi pandangan dengan mereka. Idea-idea tersebut biasanya ditulis di atas untuk dikaji semula dan rujukan oleh semua ahli kumpulan.

Langkah 3:  Satu perbincangan akan diadakan untuk menilai kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan setiap idea.

Langkah 4: Ahli-ahli akan mengundi secara rahsia dan menulisnya di atas sekeping kertas. Idea yang menerima paling banyak undi akan diterimapakai dan dilaksanakan.

Kaedah membuat keputusan ini amat sesuai untuk menjaga kepentingan setiap pekerja teruatama apabila terdapat individu yang sering mendominasi sesuatu perbincangan.

C.     Teknik Delphi

Perkataan Delphi berasal dari bahasa Yunani yang bererti kuil yang dibina untuk menyembah Dewa Apollo, salah satu Dewa yang disegani oleh orang-orang Yunani selain Dewa-Dewa lain seperti Jupiter, Titan dan lain sebagainya.(Fahmi Hadianshah, 2012).  Teknik Delphi telah berkembang pada awal tahun 1950 untuk mendapatkan pandangan ahli. Objektif daripada cara ini  ini adalah untuk memperoleh keputusan yang paling sesuai . Teknik Delphi merupakan satu kaedah membuat keputusan yang memerlukan panel yang terdiri daripada beberapa pakar yang akan menjawab soalan-soalan dan bekerja bersama sehingga mencapai  objektif bagi isu tertentu. 

Teknik ini tidak memerlukan ahli-ahli panel untuk bersemuka. Mereka mungkin berinteraksi menerusi surat menyurat, e-mel dan sebagainya. Antara langkah-langkah yang terlibat dalam teknik ini adalah:

i.                    Pakar-pakar dalam sektor-sektor yang berkaitan akan dikenal pasti dan dipilih oleh ahli panel.

ii.                  Masalah-masalah akan diolah dalam bentuk soal selidik yang terdiri daripada soalan-soalan terbuka. 

iii.                Soal selidik tersebut akan diberikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan permintaan agar mereka mengesyorkan penyelesaian-penyelesaian 

iv.                Setiap pakar akan melengkapkan borang soal selidik dan mengembalikannya kepada ketua organisasi.

v.                  Semua jawapan akan diringkaskan dan digabungkan dalam bentuk laporan. Ia kemudiannya dikembalikan kepada ahli-ahli panel bersama dengan borangsoal selidik yang lebih spesifik dan terperinci yang telah dikaji semula.

vi.                Ahli-ahli panel membaca laporan tersebut untuk mengetahui pendapat dan cadangan-cadangan ahli yang lain berkenaan masalah tersebut. Di samping itu, mereka juga melengkapkan borang soal selidik yang kedua.

Kesimpulannya ketiga-tiga teknik ini boleh diaplikasikan dalam sesebuah organisasi bagi mendapat keputusan yang terbaik. Bagi pendapat saya pula, saya akan memilih teknik sumbangsaran bagi menyelesaikan sesuatu masalah yang berlaku atau jika ingin membuat penambahbaikan serta mendapatkan idea baharu untuk organisasi saya.

Kelebihan teknik sumbangsaran

      Oleh kerana saya telah memilih cara ini sebagai satu cara yang produktif untuk mendapatkan penyelesaian dalam sesuatu keputusan, saya akan menerangkan beberapa kelebihan dan kelemahan teknik ini. Antara kelebihan daripada teknik ini adalah :

a)      Mendapatkan Seberapa Banyak Idea Daripada Sekumpulan Peserta Dalam Masa Yang Singkat.

Bagi sesebuah organisasi tidak dapat dinafikan kaedah ini amat baik untuk mendapatkan idea-idea yang baru dan segar dalam jangka masa yang pendek. Semua orang pasti bersetuju bahawa idea dari orang ramai lebih baik berbanding dengan idea yang datang dari seorang . Begitu juga dalam agama Islam, sistem syura yang mengambilkira pandangan daripada semua ahli amat diambil berat sejak daripada zaman pentadbiran Rasulullah dan para sahabatnya.

Dalam perjalanan sesuatu organisasi pasti kaedah ini lebih banyak digunapakai. Sebagai contoh yang berlaku dalam organisasi tempat saya bekerja, apabila timbul sesuatu persoalan atau isu, maka ketua jabatan saya akan memanggil semua pekerjanya untuk bermesyuarat. Di dalam mesyuarat tersebut, sesuatu isu akan dibincangkan dan semua ahli mesyuarat akan diberi  peluang untuk mengeluarkan idea bagi menyelesaikan isu tersebut. Ahli mesyuarat mungkin dapat mengeluarkan idea mereka berdasarkan pengalaman yang telah dilalui atau idea baru yang segar melalui pembacaan . Oleh itu, mesyuarat akan mendapat banyak idea baru dan dalam masa yang sama ia boleh dibuat dalam masa yang singkat.

b)      Tiada Istilah Idea Salah Atau Betul

Satu kelebihan untuk teknik ini ialah tiada istilah untuk idea itu salah atau betul walaupun kebiasaannya dalam kalangan kita ramai yang suka mengkritik. Semua yang terlibat mesti menerima idea terbut dengan perasaan ingin tahu. Ketika semua ahli mesyuarat mengeluarkan idea mereka, semua orang mesti menerima pendapat tersebut tanpa mengira idea tersebut boleh digunapakai atau tidak. Ini kerana ketika proses mengeluarkan idea, semua  pendapat akan didengar dan diterima pada peringkat awal. Oleh itu setiap individu di dalam organisasi tersebut tidak akan merasa rendah diri atau terpinggir kerana  buah pandangan mereka ditolak atau tidak diambil peduli bahkan ia akan meningkatkan semangat dan motivasi untuk memajukan organisasi mereka.

c ) Semua Orang Bebas Mengeluarkan Idea Dan Menghasilkan Idea Baru Dan Segar

Melalui teknik ini pasti akan terhasil idea yang baru dan segar yang mungkin dianggap tidak logik atau mustahil untuk dilaksanakan. Ini adalah  kerana setiap manusia adalah individu yang unik dan cara berfikir adalah berbeza dari seorang ke seorang lain. Jika perkara begini tidak dilakukan pastinya sesuatu perkara akan menemui jalan buntu.

Teknik ini juga membantu setiap individu melibatkan diri secara aktif untuk memberikan sumbangan idea mereka semasa proses sumbangsaran dijalankan. Oleh itu tiada sesiapa akan terasa dipinggirkan. Ia juga akan membuatkan sesi mesyuarat akan menjadi lebih menarik dan rancak apabila semua orang bebas mengeluarkan idea tanpa sekatan.

Apabila lebih banyak idea disumbangkan, mungkin ada dia antaranya tidak relevan digunakan pada ketika itu tetapi ia mungkin akan menjadi sumber ilham kepada pihak lain untuk dikembangkan kreativiti tersebut. Oleh itu idea tidak dibazirkan begitu sahaja tetapi ia boleh menjadi pencetus kepada idea baru yang lain.

d)      Meningkatkan Kualiti Dan Produk.

Secara tidak langsung , kaedah ini dapat melahirkan pemikiran kreatif dan akan menghasilkan suatu penghasilan yang inovatif. Setiap organisasi memerlukan kualiti dan produk yang baru bagi menjamin kelangsungan organisasi tersebut. Sebagai contoh di dalam bidang pekerjaan yang saya lakukan sekarang iaitu berkaitan dengan perladangan sawit, jika tiada buah fikiran yang baru pasti buah sawit hanya dapat mengeluarkan minyak masak sahaja. Tetapi pastinya dengan mengaplikasikan kaedah sumbangsaran ini, para pegawai yang terlibat dengan kajian dan pembangunan dapat menghasilkan ratusan produk baru daripada hasil sawit. Ini akhirnya akan memberi keuntungan kepada organisasi itu sendiri, pekerja dan seterusnya dapat membantu meningkatkan ekonomi negara.

            Kelemahan teknik sumbangsaran

              Jika sebelum ini kita telah melihat kepada kelebihan teknik sumbangsaran, ia juga tidak terlepas daripada beberapa kelemahan. Antara kelemahan yang dikenalpasti ialah :

a)      Menyekat Pengeluaran Idea-Idea.

Sememangnya seperti yang telah dibincangkan teknik sumbangsaran digunakan bagi menjana seberapa banyak idea yang diperlukan. Namun begitu dalam situasi tertentu semasa ahli-ahli dalam kumpulan menyuarakan idea-idea mereka mengikut giliran, kadang kala, idea yang telah timbul secara spontan mungkin secara tiba-tiba hilang semasa ahli sedang menunggu gilirannya untuk bercakap. Ini kerana manusia biasanya mempunyai memori jangka pendek.

Namun begitu ada cara yang berkesan untuk menangani masalah ini iaitu dengan cara ahli kumpulan yang terlibat  menulis dahulu segala idea yang terfikir di minda mereka sementara menunggu giliran. Oleh itu masalah sekatan idea ini tidak akan berlaku .

b)      Perbincangan Didominasi Oleh Sebahagian Ahli.

Pada masa-masa tertentu, ahli-ahli kumpulan mungkin merasakan yang idea-idea mereka tidak cukup baik dan merasa segan atau malu untuk menyatakan idea mereka kepada kumpulan. Oleh itu mereka berasa rendah diri untuk berkongsi idea.

Bagi mengatasi masalah-masalah ini, kaedah sumbangsaran kini boleh dibuat melalui penggunaan teknologi media terkini seperti emel ,mesej dengan aplikasi telefon pintar seperti Whats App atau We Chat. Oleh itu apabila seseorang mendapat sesuatu idea mereka boleh terus menghantar emel kepada majikan atau terus menghantar pesanan agar kehilangan idea tidak berlaku. Pada masa yang sama, identiti ahli-ahli kumpulan masih tidak diketahui. Oleh itu, ahli-ahli tidak akan malu atau tidak selesa apabila dibuat penilaian terhadap idea mereka

c)      Mengambil Masa yang lama

Apabila semua idea telah dibentangkan ia akan dibincangkan pula untuk memilih idea yang paling praktikal yang boleh digunakan mengikut kesesuaian dan keperluan sesebuah organisasi. Oleh itu akhirnya organisasi tersebut memerlukan masa  yang lebih lama untuk mencapai kesepakatan terhadap sesebuah idea. Perkara ini akan menghalang  kemampuan pengurusan untuk bertindak cepat pada masa ia  diperlukan.

Bagi menangani masalah ini, ketegasan daripada pihak atasan amat diperlukan supaya perbincangan berkaitan membuat sesuatu keputusan tidak terkeluar daripada skop perbincangan yang boleh menyebabkan ia berlarutan.

d)     Tekanan Untuk Sependapat.

Apabila semua idea dibentangkan untuk dipilih sebagai alternatif penyelesaian terbaik, pasti akan berlaku pertikaian untuk memilih idea yang paling sesuai. Oleh itu kemungkinan akan berlaku perselisihan pendapat terutama bagi mereka yang mendominasi perbincangan. Namun begitu dalam hal ini, ketua pasukan mesti bersikap adil dan bertoleransi dengan memfokuskan pemilihan idea terbaik mengikut spesifikasi yang diperlukan oleh sesebuah organisasi pada ketika itu. Maka di dalam hal sebegini, semua pihak hendaklah sentiasa berlapang dada dan bertolak ansur demi kepentingan organisasi, bukan untuk kepentingan sendiri.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulannya, dalam menguruskan sesebuah organisasi atau pasukan, pasti tidak dapat lari daripada menghadapi situasi yang memerlukan keputusan dibuat secara tepat dan bijak. Jika secara individu, membuat keputusan mungkin menjadi lebih mudah. Tetapi apabila bekerja dalam sesebuah pasukan, proses membuat keputusan akan menjadi lebih mudah dan cepat jika seseorang menguasai tekniknya.

            Dalam membuat keputusan secara berkumpulan, kita boleh memilih tiga teknik yang telah dibincangkan iaitu Teknik Sumbangsaran , Teknik Kumpulan Nominal dan Teknik Delphi. Namun begitu saya telah memilih Teknik Sumbangsaran kerana ia merupakan kaedah yang sentiasa diaplikasi dalam pekerjaan saya sekarang dan ia mempunyai kaitan yang amat rapat dalam kehidupan seharian. Saya juga telah menerangkan beberapa kelebihan dan kekurangan teknik ini dengan mengambilkira penyelesaiannya sekali.

            Samada anda seorang majikan atau pekerja bawahan, teknik ini perlu dikuasai bagi menjamin kelestarian sesebuah organisasi bahkan untuk membawa sesebuah organisasi melangkah dengan lebih jauh. Ia hanya memerlukan komitmen pekerja yang rajin menjana idea baru dan segar serta kebijaksanaan barisan kepimpinan menerajui dan membuat keputusan terbaik memilih idea yang paling sesuai dengan kehendak organisasi. Tidak lupa juga semua pekerja mesti mempunyai sikap toleransi yang tinggi dan bersedia berlapang dada menerima pendapat dan idea orang lain.